Piccolo tutorial sulla stampa unione in Word 2007

Con Word 2007 è molto semplice creare una stampa unione: cioè un documento che appoggiandosi ad un elenco crei più lettere dello stesso tipo prendendo i dati dall'elenco.

Come prima cosa creiamo con Excel un foglio contenente il nostro elenco.
Nel nostro caso il foglio avrà quattro colonne:
- Nome
- Importo
- Perc.Provv.
- Provvigione
E lo salviamo con il nome Elenco.xlsx

Apriamo Word e dopo aver creato il documento in cui vogliamo inserire i dati variabili scegliamo
- (tab) Lettere
- (bottone) Seleziona destinatari
- Usa elenco esistente e scegliamo il foglio Excel Elenco.xlsx che avevamo salvato

A questo punto nel (tab) Lettere si è attivato il (bottone) Inserisci campo unione.

- Posizioniamoci nel punto dove vogliamo inserire il campo dell'elenco
- Premiamo il (bottone) Inserisci campo unione.
- Scegliamo il campo che vogliamo inserire.

Ripetiamo il procedimento per tutti i campi dell'elenco che vogliamo utilizzare.

A questo punto abbiamo finito.


Visualizzare i documenti risultanti
Nel (tab) Lettere
- premere il (bottone) Anteprima risultati
e si vedono i valori dei campi collegati al documento.


Per evidenziare i campi unione si può premere
- il (bottone) Evidenzia campi unione

Premendo "ALT F9" si passa dalla visualizzazione del nome del campo al dettaglio del campo, se ci si posiziona su un campo unione e si preme "SHIFT F9" si ottiene lo stesso risultato ma per il solo campo evidenziato.

Premendo si inseriscono i "delimitatori di campo" cioè si possono inserire i campi unione a mano.

Esistono dei campi unione speciali tipo "IF", "NEXT" che permettono di personalizzare molto i documenti di stampa unione ad esempio stampando "Egregio Signore" o "Gentile Signora" a seconda della persona.

Formattazione dei campi unione
I campi unione possono essere formattati in base al loro contenuto.
Ad esempio se vogliamo che un numero venga stampato con il separatore di migliaia, con lo zero e due cifre decimali basta:
- posizionarsi sul campo unione "numerico" da formattare
- premere
- in fondo al campo unione prima della parantesi grafa inserire il codice per la formattazione:
- \# "#.##0,00"

Dove \# sta ad indicare una formattazione numerica e "#.##0,00" il tipo di formattazione.

Come si vede nei risultati oltre che la formattazione "numerica" viene utilizzato anche il carattere e il colore per la formattazione del campo.

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